Afin de permettre au Conseil régional du Centre de prévoir dans quelle mesure il pourrait soutenir l'organisation des futurs grands colloques internationaux, il convient que, d'ores et déjà, les laboratoires transmettent au Délégué régional du CNRS toutes informations sur les grands colloques programmés dans les années à venir.
S'agissant de l'année 2012 et pour faciliter l'instruction des dossiers, il conviendra que les principaux éléments présentant chaque colloque (titre, lieu, nombre de participants, descriptif budget prévisionnel, subvention demandée...) soient récapitulés sur la fiche ci-jointe (annexe 1).
De plus, chaque demande devra également être accompagnée d'un tableau synthétique présentant le budget prévisionnel équilibré (recettes = dépenses) (cf. tableau joint en annexe 2).
Il importe d'être très vigilant sur les délais de transmission des dossiers à la Région. En effet, l'attribution d'une subvention pour l'organisation d'un colloque doit être décidée par la commission permanente du Conseil régional avant la date de tenue du colloque.
Pour l'année 2012, le calendrier à respecter est le suivant :
- pour les colloques devant se tenir entre le 1er février et le 31 juillet 2012, les demandes devront être transmises à la Délégation, Bureau des Affaires Générales (), pour le 31 octobre 2010. La décision d'attribution de subvention sera entérinée par la Région au plus tard lors de la commission permanente du mois de janvier 2012 ;
- pour les colloques devant se tenir entre le 1er août 2012 et le 31 janvier 2013, les demandes devront être transmises à la Délégation, Bureau des Affaires Générales (), pour le 23 avril 2012. La décision d'attribution de subvention sera entérinée par la Région au plus tard lors de la commission permanente du mois de juillet 2012.